Процеси роботи підприємства подібні ланцюжку, який складається з багатьох ланок. Але при натягуванні ланцюжка, її розрив можливий лише в одному місці – в самій слабкій ланці. Природно, діяльність підприємства щодо поліпшення бізнес процесів – це – зміцнення ланок ланцюжка. Часто, такий процес зміцнення прикладається до всіх ланок відразу. Але ж розрив можливий лише в самій слабкій ланці. Якщо наш ланцюжок складається з десяти ланок, то, зміцнюючи кожен з них, ми дійсно збільшимо міцність, так як ми зміцнимо і найслабшу ланку. Але чи будуть ефективними такі дії? Очевидно, що одна з цих десяти дій буде ефективною – при зміцненні найслабшої ланки. Решта дій – не просто неефективні, а, найчастіше, будуть погіршувати ситуацію. Адже загальна маса ланцюжку значно збільшиться. А що вже говорити, про час, витрачений на неефективні дії. Найдивніше, в таких «масових» діях, іноді, справа так і не доходить до зміцнення найслабшої ланки.
Сьогоднішні реалії подібні ситуації, коли деякі ланки в ланцюжку з дорогоцінного металу зроблені з дерева або просто скручені дротом. Це ускладнює процес пошуку найслабшої ланки, адже «скручування», хоча і очевидне, але насправді може бути значно міцніше звичайних ланок. Метою консалтингового проекту і є виявлення слабких ланок і концентрація зусиль на цих місцях.
Перший етап роботи – це сформувати первинне завдання для проведення дослідження з метою поліпшень бізнес процесів Вашого підприємства і приведення програмного забезпечення у відповідність до стверджених бізнес процесів. Для виявлення поточної ситуації і шляхів поліпшення функціонування програмного забезпечення, ми дотримуємося наступної методики:
- Формується опис поточної дійсності (як в бізнес процесах, так і в програмному забезпеченні);
- Формується опис майбутньої дійсності основних аспектів функціонування програмного забезпечення;
- Фіксується список необхідних відомостей, які будуть потрібні для вироблення дій при переході від поточної дійсності до майбутньої дійсності.
Фактично, процес можна зобразити у вигляді такої схеми:
У процесі вироблення пропозицій, зазвичай узгоджуються наступні сутності роботи підприємства:
- Бізнес процеси. Це основна сутність, що підлягає поліпшенню, від якої залежать всі описані надалі сутності.
- Програмне забезпечення. Програмне забезпечення лише відображає поточні бізнес процеси. Будь-які зміни програмного забезпечення ведуть до змін супутніх бізнес процесів. В іншому випадку, зміни програмного забезпечення будуть неефективні.
- Регламенти та процедури також можуть вимагати змін, так як вони можуть вступити в протиріччя з новими бізнес процесами.
- Не менш важливим є комплекс заходів, спрямованих на подолання внутрішнього опору змінам. Лише тільки зацікавлені і мотивовані співробітники можуть реалізувати зміни. В іншому випадку підвищується ризик неуспішності впровадження змін.
Часто підприємство може бути охарактеризоване наступними тезами:
- не повністю використовуються наявні ресурси (в основному це стосується наявних ресурсів програмного забезпечення – ряд функціоналу не впроваджено в діяльність підприємства);
- наявні ресурси не повністю відповідають поточним завданням (попросту, для багатьох аспектів діяльності підприємства не існує відповідного програмного забезпечення і процеси здійснюються вручну або з мінімальною автоматизацією);
- різні ділянки роботи підприємства використовують різне програмне забезпечення, яке часто не взаємодіє між собою (така ситуація призводить до необхідності ведення одних і тих самих даних в різних системах одночасно, та до здвоєння даних при встановленні взаємодії між ними та ін.);
- не встановлені пріоритети в роботі ІТ служби (це призводить до появи багатьох незавершених завдань, що вимагають одночасного виконання);
- необхідна додаткова підготовка співробітників відділів з використання програмного забезпечення;
- наявне програмне забезпечення є складним для сприйняття співробітниками відділів. Одну і ту ж дію можна виконати різними шляхами, і найчастіше, ці різні шляхи не завжди призводять до одного і того ж результату;
- потребує доопрацювання схема інформаційних потоків (обміну даними);
- комплексний аналіз даних підприємства не проводився взагалі або знаходиться в стані зародження;
- наявні дані сильно засмічені і не розроблені механізми, які протидіють причинам такого забруднення.
У процесі вироблення пропозицій ми враховуємо економічне обґрунтування кожного з кроків, а так само можливість реалізації («здійсненність») кожного з етапів. Крім того, ми формуємо пропозиції щодо порядку, в якому ці дії повинні бути виконані.
Зазвичай, для вироблення пропозицій щодо поліпшення необхідні наступні ресурси:
- поточна структура підприємства (опис);
- існуючі бізнес процеси (опису – формальні або неформальні);
- існуючі посадові інструкції;
- метадані та робочі дані (копії існуючих баз).
Всі ці матеріали, природно, будуть підпадати під умови конфіденційності.
На підставі цих даних проводиться перед проектне дослідження, в результаті якого визначається:
- технічне завдання на проведення консалтингового проекту;
- вартість проекту;
- терміни виконання проекту;
- узгоджується договір на проведення консалтингового проекту.
У разі згоди з методологією, завданнями та очікуваними результатами – ваш шлях до успіху стане значно ефективнішим.