Адресація місць зберігання складу

Враховуються наступні застереження:

• Всі адреси мають іти в чітко визначеному порядку. Відсортовані по алфавіту адреси мають зберігати порядок, так як вони розташовані на складі.
• Адреси місць зберігання не мають повторюватися в рамках усіх складів усіх “внутрішніх” організацій. Така умова дає можливість побачивши лише адресу виявити можливу помилку (не шукати товарів, там де їх немає).
• Має бути можливість додавати склади, кімнати, ряди, стелажі, полички без втрати порядку розташування.

Добре зарекомендував себе такий підхід: будь-який склад складається з кімнат (приміщень) або відособлених відкритих територій. Це перша категоризація – позначається літерним або літерно-цифровим кодом. В рамках приміщення розташовуються ряди стелажів. До стелажів прирівнюються відкриті місця зберігання повногабаритних цінностей, які також умовно обʼєднуються в ряди згідно з організацією підходів до них. Всі ряди нумеруються одноцифровим або двоцифровим кодом по порядку, починаючи від входу в приміщення. В рамках ряду нумерується кожний стелаж починаючи від входу в ряд. В рамках стелажу нумеруються полички (знизу догори).

Необовʼязково, в рамках полички можна нумерувати місця (але такий підхід має сенс лише, коли кількість товару на одній поличці достатньо велика).

Як правило, верхня поличка залишається як резервна, для понадпланових кількостей товару, що, розміщується на даному стелажі. У випадку, коли товар не поміщається на закріпленій за ним поличці, він розміщується на верхній поличці. Якщо товару занадто багато, щоб розмістити його на поличці і на додатковій верхній поличці, то для нього створюється місце з переліку резервних місць.

Таким чином, адреса місця зберігання повинна містити наступні елементи:

• назва матеріальної кімнати – буквене або літерно-цифрове позначення;
• номер ряду;
• номер стелажа в ряді;
• номер полички в стелажі (знизу вгору);
• місце на поличці (якщо це потрібно).

Наприклад: є Головна кімната (Г1), Холодильне приміщення (Х1) тощо.

В головній кімнаті – ряди – 01, 02, 03, 04, в холодильному приміщенні умовно два ряди – 01 та 02.

Ряди поділяємо на стелажі (або умовно на ділянки простору, шириною, як стелаж. В разі наявності дверей (Як в холодильнику)- кожні двері – це аналог стелажу. 01,02,03, …21, 22, 23….

Стелаж ділимо на полички 1,2,3…

Адреса виходить такого формату:

Г1-01-16-2

Кожне місце зберігання має ярлик з адресою такого формату.

Існує практика, коли крім адреси, на ярлику розміщувати назви всіх товарів, що зберігаються на даному місці.

Якщо певний товар з переліку тих, що зберігаються на даному місці не поміщається ні на відповідній поличці, ні на верхній поличці, то надлишок зберігається на додатковому місці, про що в ярлику робиться відповідна відмітка, із зазначенням адреси додаткового місця.

Таким чином, за кожним товаром закріпляється одна адреса на складі, що дозволяє без зайвих затрат масштабувати складські потужності.

Друкована форма ярлика, як правило, є предметом доробки інформаційної системи.

Відображення адресного зберігання в інформаційній системі

В інформаційних системах адресне зберігання реалізовується (як правило) за допомогою спеціальної таблиці “Місця зберігання” та таблиці привʼязок місць зберігання до товарів з врахуванням складу – таблиця “Місця зберігання номенклатури”.

Таблиця “Місця зберігання” містить коди виду “Г1-01-16-2” у текстовому вигляді. Ускладнення місць зберігання різного роду ієрархіями, привʼязкою до складів та ін. на практиці не приживалися. Таблиця “Місця зберігання” заповнюється усіма можливими місцями зберігання на усіх складах з адресним обліком.

Типова таблиця “Місця зберігання номенклатури” містить:

• код (посилання) на номенклатуру;
• код (посилання) на склад;
• код (посилання) на запис таблиці “місце зберігання”.

        В таблиці “Місця зберігання номенклатури” вказуються привʼязки товару до місць зберігання з врахуванням складу. Часто стандартні інформаційні системи дозволяють на одному складі закріплювати декілька місць зберігання для одного товару, але на практиці даний підхід виявився занадто ускладненим і, врешті, не застосовувався.

Виходячи з умови, що товар на складі має не більше одного (основного) місця зберігання, структуру наявних документів рухів товарів доцільно залишити незмінною. Зберігання інформації про додаткові (верхня поличка) та резервні (ще одна палета) місця в інформаційній системі можливе, але як правило, цей функціонал не реалізується в інформаційній системі (достатньо запису про додаткові/резервні місця на ярлику від руки).

Кнопки доступу до таблиць місць зберігання та привʼязок місць зберігання до номенклатури доречно розмістити на формах складів та номенклатури. Вказувати привʼязки зручно безпосередньо з карточки номенклатури – тут має заповнюватися лише склад і місце зберігання.

        Такий варіант організації дозволяє вести адресне зберігання не тільки на центральному складі, а й на інших (наприклад, регіональних) складах, а також в роздрібних точках (магазинах, аптеках).

        В найпростішому випадку, якщо передбачається ведення лише одного складу, в інформаційній системі можливо обмежитися додатковим текстовим полем в таблиці товарів. В це поле записувати адресу зберігання на єдиному складі підприємства. Недоліком такого підходу  є значне ускладнення подальшого масштабування цього рішення на декілька складів або значне ускладнення запровадження адресного зберігання в роздрібних точках.

Реалізація документообігу з врахуванням адресного зберігання.

Основною проблемою при реалізації документообороту є той факт, що існує розрив в часі між датою/часом створення документу руху товарів (наприклад, прибуткової накладної або накладної переміщення товарів) та датою/часом фактичного прийняття товарів та розміщення їх на полицях складу. Особливо це помітно, при оприбуткуванні товарів від зовнішніх постачальників, або постачальників великої кількості товарів. Щоб вирішити цю проблему, в інформаційній системі відокремлюють фактичний облік товару від даних обліку документів. Існує декілька варіантів реалізації документообігу з врахуванням адресного зберігання.

Перший підхід застосовується для складів без значного товарообігу. Для кожного документу руху товарів створюється “документ-корінець”, який відділяє дату/час фактичного приймання/видачі товарів від дати/часу документу. В найпростішому випадку – це може бути додаткове поле дати/часу в документі руху товарів. Недоліком найпростішого підходу є те що приймання/видача всього товару відбувається одночасно.

Другий підхід застосовується тоді, коли:

• на складі працює декілька працівників складу, кожен з яких відповідає тільки за свою ділянку роботи (за ним закріплені певний, чітко визначений перелік місць зберігання);
• необхідна можливість приймання/видачі частини товару (наприклад, приїхала машина з великим асортиментом товару, серед якого одна одиниця уже очікується покупцем).

Цей підхід передбачає використання документів “Видатковий складський ордер” та “Прибутковий складський ордер”. Видаткова/прибуткова накладна, накладна переміщення виписуються зі статусом “По ордеру” і рухи по складу здійснюються не накладною, а відповідним ордером, що створюється на підставі накладної. Таким чином, накладна вважається прийнятою/відпущеною, коли весь товар міститься у відповідних складських ордерах.

        Рознесення накладних на складські ордери з врахуванням місць зберігання – як правило, це предмет доробки інформаційних систем.

        Якщо створення окремого складського документу в інформаційній системі є недоречним або ускладненим (наприклад з фінансового боку), можна обмежитися додатковою друкованою формою документу для складу. В ній зазначається “Місце зберігання, товар, кількість”. Товари сортуються за місцем зберігання. Можливе розбиття друкованої форми на декілька частин згідно з критеріями, що пов’язані з місцями зберігання (наприклад – окремо по кімнатам).

        Сортування рядків документу в алфавітному порядку за місцями зберігання відповідає фактичному проходу в рамках приміщення і полегшує відпуск товарів. Для приймання товарів – ситуація дещо складніша, оскільки заздалегідь невідомий порядок розміщення товарів в машині.

        Додаткова друкована форма для кожного виду накладних/складських ордерів – теж, як правило, є предметом доробки інформаційної системи.